Aggiornamento Client SOGEI
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COMUNICAZIONE URGENTE
A TUTTI I TITOLARI DI FARMACIA
A TUTTE LE SOFTWARE HOUSE
A TUTTE LE SOCIETA' DI TARIFFAZIONE
Si allertano i Titolari di farmacia che inviano autonomamente i dati di spesa farmaceutica alla Sogei, che è disponibile online la nuova versione del client Ricette SSN Online, si sottolinea che l'aggiornamento deve essere effettuato entro e non oltre il 30 settembre 2010.
Il mancato adempimento nei tempi previsti potrebbe comportare lo scarto delle intere forniture da parte del sistema di accoglienza e la conseguente applicazione di quanto previsto dal comma 8-bis dell'articolo 50 legge 24 novembre 2003, n. 326, e successive modificazioni.
Si evidenzia inoltre a tutti i Titolari ed a tutti i soggetti impegnati nell'eleborazione , produzione e invio di dati al Ministero che nel mese di Giugno sono state pubblicate le LINEE GUIDA "TRASMISSIONE TELEMATICA DEI DATI DELLE RICETTE – Versione Giugno 2010" sul sito www.sistemats.it SOGEI nelle quali si riepilogano gli adempimenti a carico delle farmacie in relazione all’invio dei dati delle ricette ai sensi dell’art. 50 della legge 326/2003.
Si raccomanda una attenta lettura dell'intero documento e restando a disposizione per eventuali chiarimenti si siassumono i punti più salienti.
NUOVE CREDENZIALI – DECORRENZA OBBLIGO INVIO DATI
Paragrafo 2.2 - Viene affermato che la procedura di accreditamento di un nuovo soggetto (cambio di titolarità, apertura nuova farmacia etc.) si completa con il ritiro del PIN2. Si richiama l’attenzione sull’ultimo paragrafo di pag. 6 che esplicitamente afferma che l’obbligo alla trasmissione telematica delle ricette, decorre dal mese di ritiro del PIN2.
SPECIFICHE INVIO DATI RICETTE PRIVE DI CODICE RICETTARIO
Paragrafo 2.5 - Vengono ribadite le modalità di trasmissione dei dati delle prescrizioni redatte su modelli diversi dalle "ricette rosse".
Al fine di evitare successivi contenziosi di difficile gestione, è opportuno inviare tutti i dati di prescrizioni effettuate su "ricetta rossa" anche se si tratta di farmaci erogati in DPC, Distribuzione Diretta, Assistenza integrativa, etc..
Il successivo Paragrafo 2.6 indica le formalità di compilazione del campo relativo al codice della ricetta in tutti i casi in cui la ricetta utilizzata non è quella rossa e, quindi, non riporta i due codici a barre in alto a destra.
Rispetto alle modalità attualmente utilizzate per la compilazione del primo campo di 5 caratteri (attualmente tutti valorizzati con "9"), per evitare il possibile scarto delle ricette, è opportuno compilare questo primo campo suddividendolo come segue:
- primi 3 caratteri con 999;
- caratteri 4° e 5° con il valore delle ultime due cifre dell’anno di erogazione (ad es. "10" per l’anno 2010).
Restano invariate le specifiche relative alla compilazione degli ulteriore due campi rispettivamente di 9 caratteri contenente un numero progressivo univoco indicato dalla farmacia e di un carattere di controllo liberamente determinato dalla farmacia.
In questi casi è assolutamente necessario procedere alla compilazione del campo "Tipo erogazione Prodotto" come esplicitamente raccomandato dal documento SOGEI (pag. 12).
EFFETTI DELLA "RICEVUTA"
Paragrafo 2.7 – Il documento esplicitamente segnala che "il Sistema TS fornisce un’attestazione di avvenuto ricevimento che costituisce prova in caso di accertamento da parte della Guardia di Finanza". E’ quindi molto importante che le ricevute vengano consultate e acquisite in modo da poter disporre sia dell’esito dell’invio effettuato, sia di una prova opponibile in caso di successive contestazioni. Come di recente comunicato, è in corso una sperimentazione per consentire al servizio Farma32OnLine di acquisire e inviare a ciascuna casella di posta della farmacia in maniera automatica e trasparente tali ricevute.
TRATTAMENTO RICETTE DOPPIE
Paragrafo 2.8.2 – La presenza di due ricette con lo stesso numero di progressivo di ricettario causa lo scarto delle ricette.
Se è necessario inserire una ricetta con un codice ricettario già presente nella fornitura (es. stampa errata del ricettario, etc.) bisogna compilare, per una sola delle ricette, il campo "Altro" con il valore "D" ovvero con il valore "Z" se la ricetta duplicata è relativa ad un periodo precedente a quello di tariffazione e rimandare le ricette con un nuovo file Compilando il campo FlagOperazione con il carattere "I".
Per questa procedura operativa, che potrebbe rivelarsi nella pratica difficoltosa e ridondante, è in corso un confronto con Sogei al fine di poter accettare al primo invio le ricette doppie consapevolmente inviate dalle farmacie, senza la necessità di dover produrre un secondo file, con i relativi problemi di invio e verifica dell’esito.
Un caso frequente è quello relativo alle ricette contenenti prodotti non omogenei (es. un prodotto in DPC ed uno in assistenza integrativa). Queste condizioni obbligano il farmacista a gestire la tariffazione dei prodotti dispensati utilizzando due modalità diverse. Creando, di fatto, una duplicazione della ricetta all’interno del file che viene prodotto per l’invio a Sogei.
Un’altra situazione molto particolare può essere rappresentata dalla ricetta di DPC nella quale due confezioni dello stesso prodotto vengono dispensati con due modalità diverse (es. il primo fornito con la clausola di "Salvaguardia", quindi in regime SSN convenzionale -D.P.R. 371/1998- ed il secondo in regime di DPC). Talvolta, questa condizione viene gestita, in base a disposizioni di valenza territoriale, utilizzando delle fotocopie delle ricette rosse. Questa modalità operativa crea una "duplicazione" della ricetta in quanto il prodotto dispensato in regime SSN viene tariffato separatamente da quello dispensato in regime di DPC.
Relativamente alla necessità di inviare una seconda volta le ricette che sono state segnalate con errori gravi (sanzionabili) si invitano le software house a voler valutare la possibilità di poter produrre il file solo con i record che sono stati modificati in modo da evitare che i sistemi rileggano inutilmente una grossa mole di dati per modificare solo poche informazioni.
La variazioni "V" o la cancellazione "C" delle ricette doppie dovranno avvenire esclusivamente tramite una apposita funzione disponibile sul portale www.sistemats.it. Questa funzione è oggetto di confronto con Sogei in quanto la farmacia che ha delegato l’associazione per l’invio delle ricette potrebbe essere costretta ad eseguire delle operazioni che sarebbero di competenza dell’associazione. Pertanto, è stato chiesto che, se dovrà esistere tale funzione, questa possa essere utilizzata anche dalle associazioni per conto delle proprie farmacie deleganti.
Viene nuovamente ribadito che il campo FlagOperazione ("I" = inserimento, "V" = variazione, "C" = cancellazione) deve sempre essere compilato in base alla tipologia ed alla temporalità dell’operazione. Si tratta tuttavia di cognizioni ormai largamente acquisite sulle quali non è opportuno ritornare.
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Con l’occasione si segnala che SOGEI ha modificato il layout della ricevuta pdf e il tracciato del file csv (allegato n. 2) con il quale viene dato conto, ricetta per ricetta, delle segnalazioni che il sistema di monitoraggio del MEF ha rilevato rispetto ai dati delle ricette inviate.
Per quanto riguarda le modifiche al layout della ricevuta .pdf, si segnala la sostituzione del precedente box "RICETTE NON SSN/SASN" con il box "RICETTE NON SOGGETTE AL MONITORAGGIO DELLA SPESA SANITARIA E ALLE SANZIONI". Pertanto, le segnalazioni contenute in questo box NON sono soggette a sanzioni.
Per poter gestire i nuovi codici utilizzati nel campo "Altro" Sogei ha rilasciato una nuova versione dell’applicativo RicetteSsnOnLine ed è disponibile per il prelievo sul sito www.sistemats.it nell’area riservata al farmacista selezionando la voce "Download " del menù e cliccando sulla scelta "Downloads RicetteSSN Ondine" in alto a destra. Pertanto, per coloro che utilizzano tale applicazione, si invita a volerla prelevare ed installarla previa disinstallazione della versione precedente.
E’ possibile che vengano diramate da Sogei delle comunicazioni in merito agli aggiornamenti dell’applicativo RicetteSsnOnline. Pertanto, si consiglia di visionare regolarmente le news pubblicate sul sito di Sogei www.sistemats.it.
In relazione a quanto sopra è stato necessario apportare ulteriori integrazioni al tracciato record Federfarma descritte analiticamente nel "Documento informativo" (allegato n. 4) e riportate nella nuova versione del tracciato record (allegato n. 5).
Si ha cura di trasmettere, altresì in allegato (allegato n. 3), la nuova codificazione dei "Codici di errore" in base ai quali vengono indicate le segnalazioni sulle ricevute .pdf.
CASI PARTICOLARI
Il caso in cui una ricetta già tariffata viene restituita dalla Asl alla farmacia (es. quando la Asl, in sede di liquidazione, restituisce alla farmacia una ricetta e la farmacia la ritariffa il mese successivo) deve essere gestito rinviando tale ricetta con il FlagOperazione "V" (in quanto ricetta già inviata precedentemente) e il campo valorizzato ad "S".
E’ importante segnalare che in sede di verifica delle ricevute l’indicazione "pallino verde" potrebbe essere presene anche se la fornitura viene interamente scartata. Pertanto, è necessario verificare direttamente sulla ricevuta l’effettivo esito della fornitura. Tale condizione è stata riportata a Sogei affinché venga eliminata ed adottata una diversa.
In merito all’errore 5108 erroneamente segnalato per le ricette con tipo ricetta MEF EE/UE relative all’invio effettuato nel mese di luglio 2010, SOGEI ha dichiarato che il problema è stato risolto e che provvederà alla bonifica di tutte le ricevute errate
Restando a disposizione per qualsiasi chiarimento , vi porgo i miei cordiali saluti.
Alfonso Tortora
